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O que é KPI?
KPI é a sigla para o termo em inglês Key Performance Indicator, que significa indicador-chave de Desempenho. Os indicadores de desempenho são utilizados para medir o desempenho dos processos de uma empresa e, com essas informações, colaborar para que alcance seus objetivos.
Desse modo, tais indicadores estão focados em como a tarefa é realizada, medindo seu desempenho e se estão conseguindo atingir os objetivos determinados. Esse indicador deve ser quantificável por meio de um índice que retrate o andamento do processo como um todo ou em parte.
Trata-se de uma técnica muito utilizada por executivos e chefes em suas gestões, pois possibilita que comuniquem o desenvolvimento da empresa aos demais colaboradores.
Embora seja de grande importância a utilização desses indicadores, há algumas recomendações e curiosidades, como:
- Um gestor deve ter poucos indicadores para monitorar;
- Quanto menor o número de indicadores, mais focada será a atividade do gestor;
- Um gestor não deve monitorar mais que 7 indicadores, mesmo que seja o presidente de uma grande empresa;
- Os indicadores devem ser priorizados (Key = chave = mais importantes).
Quais são os indicadores de desempenho mais utilizados?
Entre as categorias existentes, algumas bastante utilizadas são:
1- Indicadores de produtividade
Esse KPI se refere ao esforço dos funcionários x resultados entregues. Ou seja, quanto foi produzido pelo funcionário e quais recursos foram necessários para alcançar este resultado.
2- Indicadores de capacidade
Indica qual a capacidade de produção e em quanto tempo. Ex: Quantas peças uma fábrica consegue produzir em um determinado período.
3- Indicadores de qualidade
Está ligado a satisfação e aceitação dos clientes com um produto ou serviço entregue. Se o produto ou serviço foi entregue dentro de todos os parâmetros de qualidade estabelecidos pela empresa.
4- Indicadores estratégicos
Aponta a situação da empresa em relação ao planejamento feito. Possibilita comparar resultados, controlar objetivos e repensar formas para melhoria contínua de processos.
Qual a importância de se utilizar os indicadores de desempenho?
Indicadores de desempenho de processos são usados para o monitoramento das atividades da empresa.
Isto é: rastrear e seguir o andamento do processo, coletando informações relevantes e disponibilizando-as de forma acessível para que os gestores estudem e tomem as decisões corretas, trazendo eficiência e eficácia aos processos e, consequentemente, resultados positivos para a empresa.
Diferencie KPI’s de indicadores genéricos
Métrica e KPI são indicadores de gestão, mas basicamente a diferença entre eles é que um é a base do outro, um dá continuidade ao outro.
As métricas são informações sobre o negócio, os KPIs são resultados de alguma ação que foi tomada com base nas métricas.
Como formar um KPI?
Antes de montar um kpi, é interessante levar em consideração alguns pontos importantes, são eles:
- Ter claro quais são as expectativas ou objetivos do gestor;
- Focar nas variáveis mais importantes que mostram o objetivo;
- Elaborar os indicadores de desempenho que meçam as variáveis;
- Levar uma análise comparativa.
Após seguir os pontos citados, há uma estruturação básica para a formação de KPI’s
– Objetivo proposto pelo gestor da área (estratégico, tático ou operacional);
– Variáveis ou atributos mais importantes que mostram como o objetivo do gestor deve estar medido;
– Conjunto de métricas que traduzem e esclarecem os critérios relevantes de interpretação.
Como escolher um bom KPI?
Os KPIs são intrinsecamente relacionados aos objetivos por um motivo: são eles que medem a performance de cada um dos objetivos.
Saiba que indicadores errados mostram performances erradas. Assim, você pode ter a impressão de que está indo muito bem, mas na verdade não está — e vice-versa.
Quais são as características para ter bons indicadores de desempenho?
Relevância
Um dos maiores equívocos na escolha dos KPIs é optar por indicadores de vaidade, ou seja, números que não mostram nenhum resultado. Tenha foco no que realmente importa.
Deve ser mensurável
Para escolher um KPI principal, ele precisa estar disponível, para que possa ser mensurado e analisado corretamente (numericamente). Por exemplo: você só pode quantificar leads após começar a gerá-los.
Possuir periodicidade
O KPI precisa ser medido constantemente, pois é esse acompanhamento que permite entender o que funciona e o que não funciona.
Análise de KPI’s
O processo de mensuração de ações e resultados deve ser uma prática frequente, possibilitando a comparação de resultados e uma melhor elaboração de planejamentos estratégicos.
É importante que as informações coletadas para essa mensuração sejam confiáveis e seguras, e para isso nada melhor do que observar os indicadores de gestão em tempo real.
Existem no mercado, soluções de Business Intelligence que viabilizam muito esse processo tornando a leitura e análise dos indicadores mais fáceis e rápidas.
Não resta dúvidas de que para garantir a saúde do seu negócio você precisará constantemente planejar ações e medir resultados.
Utilizar métricas e KPIs como forma de monitorar suas metas e agir de acordo com as informações que eles apontam é a melhor maneira de garantir o sucesso do seu negócio.
Este conteúdo foi realizado em parceria com a UFABC Junior.
